Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18 mars 2025

PRÉAMBULE

Pour répondre à sa mission, l’URLSM oriente ses activités vers la promotion et le soutien au développement de projets en lien avec la pratique du loisir, du sport, du plein air, de l’activité physique et des saines habitudes de vie, et ce, en collaboration avec ses partenaires et en respect des réalisés de la région. Au travers de ses programmes et services, de ses activités opérationnelles et de sa vie démocratique, des informations personnelles au sujet de ses employés, stagiaires, bénévoles, représentants de membres organisationnels et participants doivent être collectées. En outre, la protection de la confidentialité et l’accès à ces informations sont des valeurs importantes pour l’organisation. Nous sommes soucieux de protéger ces informations personnelles et de respecter les droits d’accès à l’information.

Cette politique vient préciser l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et son application à travers les exigences en matière de conservation d’information de la partie III de la Loi sur les compagnies à laquelle les OBNL doivent se conformer.

Cette Politique s’applique aux données personnelles collectées par notre organisme et décrit la façon dont nous utilisons, protégeons et divulguons les informations personnelles, ainsi que la façon dont nous répondons aux demandes d’accès à l’information.

Politiques associées

• Politique de gouvernance
• Politique d’évaluation et de gestion des risques de toute nature
• Politique concernant l’usage de la raison sociale, du logo et autre matériel d’identité et de promotion
• Politique sur la propriété intellectuelle
• Chartes des comités statutaires
• Code d’éthique et de déontologie

CONFIDENTIALITÉ ET ACCÈS À L’INFORMATION

Cueillette des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Sauf dans les cas où la Loi sur la protection des renseignements personnels l’oblige, l’URLSM maintient le caractère confidentiel de tous les renseignements obtenus de ses membres tels que le nom, le numéro de téléphone, l’adresse géographique et l’adresse technologique.

L’URLSM recueille des renseignements fournis par écrit ou verbalement par les participants, donateurs, employés, stagiaires, bénévoles, représentants de membres organisationnels et administrateurs afin de remplir les objectifs et le mandat qui lui sont donnés et qui peuvent être décrits comme suit :

• Communiquer avec les participants ainsi que les représentants des membres organisationnels et identifier leurs besoins et attentes
• Communiquer avec les donateurs passés lors des campagnes de financement annuelles
• Communiquer avec les administrateurs
• Fournir des produits, services et renseignements
• Permettre à des organismes affiliés et aux fournisseurs d’offrir des produits, services et renseignements
• Gérer les relations avec les membres et les participants
• Recruter des bénévoles, coordonner leur implication et maintenir leurs dossiers personnels à jour
• Embaucher du personnel, les rémunérer et maintenir à jour leurs dossiers personnels
• Respecter les obligations légales ou règlementaires, notamment en ce qui a trait aux registres de l’organisation

L’URLSM collecte, utilise et divulgue les renseignements personnels à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances. L’utilisation faite des renseignements personnels se limite aux buts décrits dans la politique.

Tous les renseignements personnels sont conservés sous le sceau de la confidentialité et sauf exception, les renseignements ne peuvent être divulgués à quiconque à moins que l’individu l’ait expressément autorisé.

L’URLSM divulgue le nom, le numéro de téléphone et l’adresse géographique et technologique de ses membres aux fournisseurs privilégiés lorsque cette utilisation est dûment consentie par le membre, que cela constitue un service, que l’information est utile pour les membres et à la condition que l’organisation détienne l’engagement écrit des fournisseurs privilégiés à respecter les exigences particulières régissant l’utilisation de ces renseignements

Dans le cas où l’URLSM est obligée de divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, elle ne divulguera aucun renseignement supplémentaire à ce que les circonstances exigent.

Consentement

À moins que la Loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements. L’URLSM peut toutefois demander à cette personne son consentement pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels après leur collecte dans le cas où l’organisation tient à utiliser ces renseignements personnels dans un but non précisé dans la présente politique ou non préalablement consenti.

Lorsqu’une personne membre, bénévole ou employée y consent, ses coordonnées seront utilisées par l’URLSM aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d’accorder son consentement, alors l’organisation n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec elle et ne devra divulguer ces renseignements à quiconque. Advenant qu’une personne membre, bénévole ou employée n’indique pas s’il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à donner son consentement à la seule fin de communiquer avec lui.

Pour retirer son consentement, la personne doit communiquer par écrit à l’URLSM.

L’exactitude et la conservation des renseignements personnels

L’URLSM veille à ce que tout renseignement personnel en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que requis pour les fins auxquelles l’organisation utilise ce renseignement. L’URLSM met en place des procédures pour assurer une mise à jour des données, pour s’assurer qu’elles soient le plus exactes, actuelles et complètes.

Les renseignements sur les anciens donateurs, membres, administrateurs, bénévoles, stagiaires et employés ne sont pas corrigés et l’URLSM ne peut en garantir l’exactitude.

L’URLSM conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre la personne et l’organisation, mais ne durera que le temps requis pour que l’organisation puisse communiquer avec celle-ci, s’il y a lieu. Lorsque l’URLSM n’a plus besoin des renseignements personnels, ceux-ci seront détruits, supprimés, effacés et convertis sous une forme anonyme.

Protection des renseignements personnels

En respect à la Loi 25 qui met à jour la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, c’est la direction générale de l’URLSM qui est responsable de la sécurité des données personnelles dont l’URLSM a la possession. À cette fin, les mesures suivantes sont en place afin de garantir la sécurité des données personnelles que celle-ci soit sur un support physique ou numérique :

• Le nom de la personne responsable de la sécurité des données est affiché sur le site web de l’URLSM
• Les données personnelles ne sont accessibles que par des personnes dûment autorisées par la personne responsable et seulement pour une utilisation en accord avec la présente politique et sont protégées par un mot de passe.
• Un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique est maintenu dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels de ses membres. Ce principe s’applique également à la manière dont l’organisation se débarrasse ou détruit les renseignements personnels.
• Le système informatique est protégé par un système de protection contre les intrusions
• Les données des anciens membres du personnel et stagiaires sont supprimées de trois à six ans après leurs départs (selon le type d’informations), sauf pour les informations relatives à un dossier médical qui doivent être conservées 20 ans selon le délai prévu à la Loi sur la santé et la sécurité du travail.
• Selon la Loi sur les compagnies (partie III), l’URLSM doit conserver en tout temps un registre des administrateurs présents et passés (L. c. art 197), ainsi qu’un registre des membres présents et passés (L. c. art 223). Seules les données obligatoires selon la Loi seront conservées, les autres informations seront détruites six ans après la fin de la dernière implication pour un bénévole, six ans après l’échéancier du membrariat ou six ans après la fin du dernier mandat comme administrateur.
• Les données personnelles au sujet des participants sont conservées pour un délai de six ans après la dernière participation à un programme ou service de l’URLSM.
• Les données personnelles au sujet des donateurs individuels sont conservées pour un délai de six ans après le dernier don à l’URLSM
• L’URLSM procède à la vérification régulière, soit une fois par an, des procédures et des mesures de sécurité.
• La mise en place d’un registre des incidents de confidentialité dont le contenu est conforme au Règlement sur les incidents de confidentialité du ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale
• La mise en place d’une procédure claire et nette concernant la gestion des accès aux renseignements personnels
• L’inventaire des renseignements personnels conservés, collectés ou demandés par l’URLSM. Élaboration d’un répertoire de tous les endroits de conservation : SharePoint, Outlook, Logiciel de comptabilité, etc.
• Collecter le consentement des parties prenantes lors de la collecte des renseignements personnels, s’il y a lieu. Élaboration d’un formulaire de « Consentement à la collecte de renseignements personnels »

Accès aux renseignements personnels

L’organisation autorise tout individu lié à l’URLSM à prendre connaissance des renseignements personnels qu’elle détient sur lui-même. L’organisation répondra à la requête dans les trente (30) jours de sa réception.
Si l’organisation décide de ne pas donner suite à la requête, elle donnera à la personne qui en fait la demande, les motifs justifiant la non-divulgation.

Droit à la portabilité

À compter du 22 décembre 2024, si la personne concernée le demande, l’URLSM a l’obligation de lui communiquer, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès d’elle. Cette communication pourra aussi se faire à une personne ou à un organisme autorisé à recueillir le renseignement, à la demande de la personne concernée.